Рабочий визит председателя комитета Ирины Останиной в город Новотроицк 27 октября 2022 года начался с посещения архивов организаций – источников комплектования МКУ «Архив города Новотроицка». В ходе ознакомления с директором архива города Новотроицка Юлией Бугаковой обсудили вопросы создания необходимых условий хранения документов в архивах судебных участков №№ 1–5 мировых судей города Новотроицка и финансового управления администрации города Новотроицка.
Консультант комитета Катима Аманкулова проинспектировала ход проведения проверки наличия и состояния архивных документов в МКУ «Архив города Новотроицка». Заведующему архивохранилищем Ольге Салей были даны консультации по устранению обнаруженных несоответствий в учетных документах.
Затем в зале заседаний администрации города прошло совещание с руководителями и работниками организаций – источников комплектования по актуальным вопросам делопроизводства и архивного дела. В совещании приняли участие представители 29 организаций и учреждений города различной формы собственности, действующих на территории муниципального образования. Архивист 2 категории Евгения Петрухина провела экскурсию по выставке архивных документов МКУ «Архив города Новотроицка» «Представительная власть города Новотроицка – живая история». Участников семинара приветствовал заместитель главы города Новотроицк – руководитель аппарата Юрий Мацвай.
Основными вопросами повестки совещания стали: создание нормативных условий хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, организация делопроизводства, ведение архива, вопросы подготовки документов для передачи дел на постоянное хранение, изменения в архивном законодательстве.
Ирина Останина осветила проблемы, решением которых занимается архивная служба в настоящее время, рассказала о современном этапе использования архивных документов.
В своем выступлении Катима Аманкулова подчеркнула, что успешной работе архивистов способствует правильно организованная система делопроизводства в организациях: наличие номенклатур дел, инструкций, согласованных с комитетом; проводимая ежегодно экспертиза ценности документов, результатом которой являются своевременный отбор документов на постоянное хранение и др. В ходе совещания представители комитета отвечали на вопросы участников совещания, приводили примеры из опыта работы с архивами.
Юлией Бугаковой было акцентировано внимание присутствующих на достижение показателей ежегодных планов-графиков упорядочения архивных документов. Комитетом были отмечены эффективные формы взаимодействия архива города Новотроицка с источниками комплектования в части документоведения и обеспечения сохранности документов, что позволяет качественно осуществлять формирование муниципального архива.
Ирина Останина поздравила участников за совместные достижения в работе ведомственных архивов и вручила Благодарственные письма председателя комитета:
Анаховой Марине Владимировне – специалисту 1 категории администрации села Хабарное, поселка Старая Аккермановка администрации муниципального образования город Новотроицк;
Ивлевой Наталье Ивановне – секретарю-машинистке ГАПОУ «Новотроицкий строительный техникум»;
Рыбкиной Юлии Васильевне – делопроизводителю МКУ «Центр бухгалтерского обслуживания муниципальных учреждений спорта муниципального образования город Новотроицк».
